BIGGER: Por que a conversão de DOCX para PDF é essencial para documentos empresariais?
Converter arquivos DOCX em PDF é uma prática muito comum no ramo empresarial. Além de garantir uma consistência na formatação, facilita o compartilhamento e proporciona segurança ao documento. Acompanhe este guia e conheça os benefícios de fazer a conversão de DOCX para PDF.
Facilita o compartilhamento
Ao converter DOC em PDF, o utilizador pode perceber a facilidade em realizar o compartilhamento do arquivo. Já que os arquivos no formato em PDF acabam sendo compatíveis com a maioria dos dispositivos, fica mais fácil fazer o compartilhamento dessa maneira.
Além disso, ao transformar DOCX em PDF o material também mantém a sua formatação original. Sendo assim, se precisa enviar para uma pessoa, não corre o risco de ter o seu material modificado.
Além disso, salvar nesse formato também ajudará a imprimir o arquivo por meio de outro dispositivo. Isso porque, a formatação será preservada e poderá imprimir a qualquer momento, quantas cópias desejar. Todas irão manter o modelo do documento.
Um exemplo prático é você enviar o arquivo para o email de um colega de sala, para que ele faça a impressão através do seu próprio computador, sem a necessidade de fazer ajustes.
Mantém a formatação e a aparência
Converter DOCX em PDF também permitirá que compartilhe um arquivo com a mesma formatação e aparência. Assim, se você salva o material com uma fonte, toda a vez que este for compartilhado terá a mesma fonte.
Além disso, se você inserir uma imagem no seu arquivo PDF, não há riscos de essa imagem mudar de local ao realizar o encaminhamento. Por ser um documento sem possibilidade de mudanças, exceto por meio de mecanismos de edição de PDF, você consegue manter a integridade do material.
Organização em Pastas
Usar um conversor de DOCX para PDF também é uma ferramenta de muita utilidade para organizar os documentos de uma empresa. Relatórios podem ser guardados em pastas, separados, por exemplo, por cada mês.
Assim, sempre que for necessários, os agentes da empresa poderão acessar o documento, sem possibilidade de encontrar alterações indevidas.
Ademais, estes mesmos relatórios poderão, posteriormente, ter utilidade para serem apresentados em uma reunião.
Proteção do Documento
Se você precisa manter um material da sua empresa, sem qualquer possibilidade de modificações, o ideal é utilizar o mecanismo para converter DOCX para PDF. Se você salvar o material neste formato, não será possível a edição.
Isso faz com que a integridade do documento se mantenha, especialmente se ele for utilizado para o compartilhamento.
Além disso, outra camada de proteção que pode ser dada a um documento é o uso de uma senha para abrir. Desse modo, somente a pessoa que tenha aquele código de acesso vai conseguir abrir o documento.
Utilização em Apresentações
É muito comum que as empresas organizem reuniões para apresentação de novos projetos, discussão sobre as conquistas do mês, entre outras pautas que podem ser discutidas em grupo.
Fazer a sua apresentação em PDF é uma excelente maneira de manter o seu arquivo no estado que quer, sem correr o risco de, durante a sua apresentação, ser feita qualquer alteração.
Por esse motivo, se você tem um material em DOCX que considera importante apresentar no seu momento de fala, experimente utilizar um transformador de DOCX em PDF, para o seu material ter a formatação intacta.
Além disso, você também poderá disponibilizar uma cópia do arquivo para os seus colegas fazerem anotações e complementarem com possíveis sugestões de mudança. No entanto, somente você poderá decidir alterar ou não o documento, através de ferramentas que possibilitam tais alterações.
Reduza o tamanho dos seus arquivos
Normalmente, ao longo do tempo, as empresas costumam ter um montante de documentos que parecem não ter mais serventia, mas que também não podem ser descartados. A solução é a criação de um arquivo.
Em um só arquivo em PDF, é possível que você junte diversos materiais. Assim como há ferramentas para converter de DOCX para PDF, também há para juntar diversos documentos já em formato PDF.
Portanto, quando você passa a utilizar o documento salvo com esse formato de DOCX para PDF, você minimiza a ocupação da memória do seu dispositivo.
Sendo assim, caso você possua uma série de arquivos DOCX, poderá transformar em DOC para PDF, para compactar e salvar tudo em um só lugar.
Isso é muito prático quando há documentos sem uso, mas que, em algum momento, podem servir. Sendo assim, você pode formar um só material, para possível consulta quando houver a necessidade.
Conclusão: Qual o melhor formato para salvar documentos empresariais?
Diante do que abordamos, você já deve ter percebido que há uma série de vantagens em salvar um documento em PDF, devido à possibilidade de melhor compartilhamento, sem alteração do seu conteúdo. Portanto, um DOCX para PDF online pode ser a melhor forma de manter os seus arquivos empresariais.